Nueva Regulación relativa a Documentación Digital aplicable a Organismos Públicos.
El pasado 5 de febrero de 2025, se publicó en el Diario Oficial el Decreto N° 28/025, por el cual se regulan aspectos técnicos, jurídicos y archivísticos relativos a la documentación digital aplicable a organismos públicos.
Continuando con la tendencia mundial a la digitalización de documentos, tanto en su admisibilidad como en el impulso e incentivo a las distintas oficinas públicas de su uso, se han dictado varias leyes y decretos a lo largo de los últimos años que regulan la existencia, conservación y organización de los mismos. La aplicación de estas leyes, entre ellas, las Leyes N°19.355, N°19.179 y 18.600, ha motivado a que el Poder Ejecutivo elabore un nuevo Decreto por el cual se regulen los aspectos jurídicos, técnicos y archivísticos referidos al ciclo de vida de los documentos en formato digital, incluyendo en su regulación los procesos de creación, captura y gestión de dichos documentos. El cual regula el régimen de clasificación e indización, control de acceso, conservación, almacenamiento, uso y reutilización, migración y disposición de documentos en formatos digitales o similares aplicables a todos los organismos públicos, sean estatales o no estatales.
Ámbito de Aplicación: En su artículo 1°, el Decreto limita la aplicación de lo regulado en los siguientes artículos a los organismos públicos de nuestro país, incluyendo a los organismos públicos no estatales.
Creación de la Comisión de Análisis de Archivos Digitales: De acuerdo a lo establecido en los artículos 4° y 5°, se crea la Comisión de Análisis de Archivos Digitales (CAAD), estableciéndole las siguientes competencias: a) Dictar normas técnicas y actualizar en forma periódica, el conjunto de requisitos mínimos considerando la evolución o adecuación de las buenas prácticas y recomendaciones internacionales, y aquellas que apruebe el Archivo General de la Nación (AGN), lo que deberá ser difundido. b) Colaborar para el cumplimiento de las acciones incluidas en el presente Decreto, a través de la elaboración de recomendaciones y guías, talleres de sensibilización, cursos de capacitación y asesoramiento, entre otros. c) Realizar un monitoreo periódico de cumplimiento de los requisitos. Asimismo, se regula la posibilidad de que la CAAD u la AGN puedan articular acciones con otros organismos para lograr los cometidos antes mencionados.
Gestión del documento Digital: En sus artículos 6° a 10°, el Decreto establece los aspectos a tener en cuenta en cuanto a la gestión de este tipo de documentos, estableciendo, entre otros aspectos, una política de preservación digital, estableciendo como obligación definir el esquema de metadatos (regulados por la Ley N° 18.381) que proporcionen los vínculos entre los documentos y su creación, diseño y mantenimiento.
El propósito de esta política de preservación digital es el de preservar a los documentos digitales como auténticos, fiables, íntegros y usables ante cualquier tipo de cambio.
Proceso de Digitalización, clasificación e indización de documentos: En los capítulos III y IV del Decreto, se regulan los procesos de digitalización de documentación, así como la clasificación e indización de los mismos. Entre las obligaciones más relevantes a tener en cuenta, destaca la obligatoriedad de mantener la trazabilidad de los documentos durante todo su ciclo de vida. Además, las entidades alcanzadas por este Decreto, deberán labrar actas de control a la hora de digitalizar lotes de documentos que se encuentren en soporte papel.
Medidas de seguridad y conservación de documentos: Entre las medidas de seguridad que deberán adoptar las entidades obligadas, las mismas se encuentran reguladas de forma genérica, estableciendo como parámetros la obligación de contar con medidas técnicas y organizativas, mecanismos de seguridad de componentes físicos y lógicos, y reglas que identifiquen derechos de accesos y otorguen un régimen de permisos y restricciones aplicables a los documentos.
Asimismo, cabe destacar que en su artículo 28°, el Decreto exhorta a las entidades a crear grupos de trabajo interdisciplinario integrados por el referente de acceso a la información pública, el responsable de seguridad de la información, el delegado de protección de datos personales y un representante de la Comisión de Evaluación Documental Institucional, entre otros.